Istilah HCM mengacu pada pendekatan strategis organisasi dan kumpulan alat TI modern dan aplikasi TI lainnya.
Meskipun sering digunakan secara bergantian, istilah HR, HRMS, dan HRIS memiliki perbedaan halus: ekspansi pertama yang berkembang pesat dalam industri TI memungkinkan perusahaan untuk merekrut dan menempatkan anggota staf, sedangkan yang terakhir lebih mementingkan pelacakan dan evaluasi kinerja mereka. Namun, keduanya terkait erat satu sama lain di sebagian besar organisasi, karena yang pertama melibatkan penggunaan informasi dari cara tradisional untuk meningkatkan dan mengembangkan keefektifan organisasi secara keseluruhan, sedangkan yang kedua lebih berfokus pada bagaimana perusahaan dapat menilai karyawan mereka.
HR adalah istilah yang luas, yang mencakup aktivitas seperti merekrut dan mempekerjakan individu untuk perusahaan dan berbagai departemennya, serta menyediakan hubungan karyawan dan layanan manajemen secara umum. HRM atau Manajemen SDM mencakup aktivitas yang berkaitan secara khusus dengan departemen SDM dan mencakup aktivitas seperti merekrut dan melatih profesional untuk bidang tertentu dalam organisasi. Selain fungsi dasar SDM, bidang manajemen ini juga meliputi proses perencanaan keuangan, pengelolaan SDM serta pengembangan dan evaluasi pegawai. Di Inggris Raya, peran seorang HR professional dianggap vital dan krusial bagi keberhasilan sebuah organisasi, karena bidang tersebut diatur oleh undang-undang pemerintah yaitu The Code of Conduct for Employment Relations. Namun, di negara lain,
Sejumlah organisasi menggunakan HRMS untuk memantau aktivitas SDM mereka dan menentukan di mana ada kesenjangan.
Beberapa contoh HRMS meliputi: manual SDM perusahaan, Integrated Personnel System (IPS), yang merupakan perangkat online yang ditawarkan oleh banyak perusahaan; Sistem Manajemen Kesehatan, Keselamatan dan Kesejahteraan (HSMS); dan berbagai program perangkat lunak lain yang memungkinkan profesional HR untuk mengakses dan menggunakan informasi dari HSM, serta memberi mereka kemampuan untuk menghasilkan laporan dalam format Excel. HMCMS adalah bagian dari HSM dan bekerja secara eksklusif dalam batasan infrastruktur TI perusahaan. Ini mencakup fungsi manajemen SDM umum seperti mengelola tunjangan dan penggajian, serta kemampuan untuk mengelola kepatuhan kesehatan dan keselamatan karyawan, seperti menyediakan akses ke rekam medis,
Sementara HRMS banyak digunakan di berbagai organisasi, ada beberapa yang memilih untuk mengembangkan sistem Manajemen SDM yang sepenuhnya terpisah. Contohnya termasuk mereka yang beroperasi di industri perbankan, dalam penegakan hukum dan pendidikan. Dalam perawatan kesehatan, ERP adalah pendekatan yang sangat efektif, yang memungkinkan administrator menganalisis proses organisasi mereka dari perspektif keseluruhan, daripada berfokus terutama pada fungsi SDM mereka.
Proses manajemen SDM juga melibatkan pengembangan strategi yang bertujuan untuk meningkatkan kualitas organisasi dan memaksimalkan produktivitas karyawan. Beberapa contoh strategi SDM meliputi: mengurangi tingkat turnover, meningkatkan pelatihan dan pengembangan karyawan, meningkatkan kolaborasi dan komunikasi antara karyawan dan manajemen, mengurangi biaya, meningkatkan dan memelihara hubungan karyawan dan meningkatkan pengetahuan karyawan organisasi yang ada.
Ini dicapai melalui konsultasi rutin dan umpan balik. Strategi lain yang banyak digunakan organisasi adalah melalui penerapan kebijakan SDM formal, yang menguraikan ekspektasi perusahaan dari karyawan, serta pedoman mengenai perilaku di tempat kerja, kinerja, serta praktik SDM perusahaan.
HMCMS dan HSM adalah dua jenis sistem SDM yang berbeda, meskipun keduanya memiliki beberapa prinsip yang mendasarinya. Beberapa contoh HMCMS meliputi: menggunakan perangkat lunak manajemen SDM untuk melacak prosedur, proses dan strategi SDM perusahaan, melacak pelatihan karyawan, memberikan laporan kemajuan, memberikan umpan balik dan evaluasi rutin kepada karyawan dan manajer mereka, mengelola anggaran departemen SDM , memastikan kepatuhan terhadap undang-undang ketenagakerjaan, dan melakukan sesi tinjauan tahunan untuk mengevaluasi kinerja perusahaan secara keseluruhan. Di sisi lain, HSM mencakup berbagai aplikasi, yang meliputi: menyediakan database pusat untuk mengelola anggaran departemen SDM, memelihara catatan karyawan, melacak data kinerja, memberikan informasi tentang pelatihan karyawan,
Perbedaan utama antara HMCMS dan HSM adalah HSM jauh lebih maju, sedangkan HSM mencakup beberapa modul yang kurang kompleks. Secara umum, HMCMS digunakan di perusahaan besar, sedangkan HSM sering digunakan untuk perusahaan kecil. Namun, banyak bisnis kecil yang memiliki banyak personel SDM dapat memanfaatkan kedua jenis sistem tersebut.
Kebutuhan akan kedua sistem SDM ini semakin meningkat, seiring dengan bertambahnya jumlah perusahaan dan jumlah orang yang perlu dikelola. Ada juga contoh di mana kedua jenis sistem dapat diterapkan, tetapi misalnya di organisasi kecil mungkin tidak ada permintaan untuk mempekerjakan manajer SDM, yang mungkin hanya diperlukan untuk fungsi rutin seperti penggajian dan administrasi tunjangan, dan mungkin juga ada tidak perlu mempertahankan seluruh departemen SDM, seperti mereka yang hanya berfokus pada kebijakan SDM, manajemen sumber daya manusia, dan hubungan karyawan.